Zum Inhalt springen
Softwarenavi

Werbehinweis: Diese Seite enthält Partnerlinks, gekennzeichnet als „Anzeige“. Schließen Sie darüber einen Vertrag ab, erhalten wir eine Provision. Ihr Preis bleibt gleich, und auf unsere Bewertungen und Rangfolgen hat das keinen Einfluss. So finanzieren wir uns

DocuWare Logo

von DocuWare GmbH

Dokumentenmanagement

DocuWare

Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung

198 Bewertungen
4,3
Einstiegspreis
Auf Anfrage
Serverstandort
EU
Aktualisiert
22.09.2026
  • Kostenlos testen
  • Kostenlose Demo
  • Hosting in der EU
  • DATEV-Export
  • GoBD-konform
  • E-Rechnung: ZUGFeRD + XRechnung
  • AV-Vertrag verfügbar
  • Deutschsprachiger Support

PreisPreis auf Anfrage

Kostenlos testen

Anzeige: Partnerlink. Bei Abschluss erhalten wir eine Provision, Ihr Preis ändert sich nicht. Mehr erfahren

Überblick

DocuWare ist ein etabliertes Dokumentenmanagement-System aus Germering bei München. Dokumente werden revisionssicher archiviert, per OCR indexiert und in Workflows weiterverarbeitet, etwa im Rechnungseingang.

Die Cloud-Variante wird in Rechenzentren in der EU betrieben; alternativ ist ein Betrieb im eigenen Haus möglich.

Für wen ist DocuWare geeignet?

Mittelständler mit hohem Dokumentenaufkommen.

45 %

Kleinunternehmen

1 bis 49 Mitarbeitende

35 %

Mittelstand

50 bis 249 Mitarbeitende

19 %

Großunternehmen

ab 250 Mitarbeitende

Anteil der Bewertungen nach Unternehmensgröße (EU-KMU-Definition), Basis: 198 Bewertungen.

Vor- und Nachteile

Das gefällt Nutzern

  • Sehr ausgereift
  • Starke Workflows

Das wird kritisiert

  • Einführung über Partner
  • Preis nur auf Anfrage

DocuWare: unsere Bewertung

Redaktionsnote

4,3

von 5 Punkten

DocuWare aus Germering bei München ist eines der etabliertesten Dokumentenmanagement-Systeme im deutschen Mittelstand. Stark bei revisionssicherer Archivierung und Workflows wie dem Rechnungseingang.

  • Bedienung4,0
  • Preis-Leistung3,8
  • Service4,3
  • Funktionsumfang4,7

Was DocuWare leistet

Dokumente werden revisionssicher archiviert, per Texterkennung indexiert und in Workflows weiterverarbeitet, etwa im Rechnungseingang mit Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung. Die Lösung gibt es als Cloud und für den Betrieb im eigenen Haus.

Kosten

Preise gibt es auf Anfrage über Partner, abhängig von Nutzern, Speicher und Workflows. Eine Demo ist kostenlos.

Fazit

Für Mittelständler, die Papierarchive ablösen und Freigabeprozesse digitalisieren wollen, gehört DocuWare auf die Auswahlliste.

Nadeem Abbas · Stand 22.09.2026 · Bewertet auf Basis von Herstellerangaben, geprüften Preislisten und Produktdokumentation. Die Redaktionsnote ist keine Nutzerbewertung und wird getrennt von diesen ausgewiesen. Provisionen haben keinen Einfluss. Unsere Methodik

Funktionen

  • Workflow-Automatisierung
  • Rechnungseingang
  • Cloud oder on-premise

Funktionsumfang im Detail

  • vorhandenRevisionssichere ArchivierungUnveränderbare Ablage nach GoBD mit Aufbewahrungsfristen.
  • vorhandenVolltextsuche & OCRDokumente per Texterkennung durchsuchbar machen.
  • vorhandenRechnungseingangsworkflowEingangsrechnungen prüfen, freigeben und buchen.
  • vorhandenE-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)E-Rechnungen empfangen und archivieren.
  • vorhandenVersionierungDokumentversionen nachvollziehbar speichern.
  • vorhandenRollen & RechteZugriffe feingranular steuern.
  • vorhandenDATEV-AnbindungBelege an DATEV Unternehmen online übergeben.
  • vorhandenE-Mail-ArchivierungE-Mails revisionssicher archivieren.
  • vorhandenMobile AppDokumente unterwegs erfassen und freigeben.
  • nicht vorhandenVerfahrensdokumentationVorlagen für die GoBD-Verfahrensdokumentation.

Compliance & Datenschutz

GoBD, DATEV-Schnittstelle, E-Rechnung und Serverstandort entscheiden im deutschen Alltag oft mehr als der Preis. Unbekannte Werte kennzeichnen wir als „keine Angabe“ statt sie zu schätzen.

Serverstandort
EU

Wo die Daten gespeichert werden. Nach DSGVO ist ein Hosting in der EU gleichwertig; „Drittland“ erfordert zusätzliche Garantien.

DATEV-Schnittstelle
Export

Entscheidend für die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei.

GoBD-konform
ja

Unveränderbare Buchungen und revisionssichere Archivierung nach den GoBD.

E-Rechnung
XRechnung + ZUGFeRD

Empfang seit 2025 Pflicht; Ausstellung ab 2027 (> 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. 2028.

ELSTER-Übermittlung
keine Angabe

UStVA bzw. Lohnsteueranmeldung direkt aus der Software an das Finanzamt.

AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO)
verfügbar

Pflicht, wenn der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.

ISO 27001
ja

Zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem.

Deutschsprachiger Support
ja

Hilfe per Telefon, E-Mail oder Chat auf Deutsch.

Angaben nach Herstellerinformation, zuletzt geprüft am 22.09.2026. Keine Rechtsberatung.

Preise & Tarife

Preis auf Anfrage

DocuWare GmbH veröffentlicht keine Listenpreise. Die Kosten hängen in der Regel von Nutzerzahl, Modulen und Vertragslaufzeit ab.

Preis anfragen

Alle Preise verstehen sich netto zzgl. 19 % Umsatzsteuer.

Integrationen

  • DATEV
  • SAP
  • Microsoft Dynamics
  • Outlook
  • Salesforce

Support

Supportkanäle

E-Mail, Telefon, Hilfe-Center

Sprachen

Deutsch, Englisch, und weitere

Deutschsprachiger Support

Ja · Kundenservice-Bewertung 4,3 / 5

Nutzerbewertungen

Gesamtbewertung

4,3/ 5

Sehr gutaus 198 Bewertungen

87 %

der Nutzerinnen und Nutzer vergeben 4 oder 5 Sterne

Verteilung der Sterne

Teilbewertungen

  • Bedienbarkeit4,1

  • Preis-Leistung3,9

  • Kundenservice4,3

  • Funktionsumfang4,5

Häufig gelobt

  • E-Mails werden automatisch und revisionssicher archiviert.38×
  • Die Volltextsuche findet jedes Dokument in Sekunden.28×
  • Dokumente lassen sich direkt aus Outlook und dem Scanner ablegen.24×

Häufig kritisiert

  • Zusätzliche Module treiben die Lizenzkosten.27×
  • Workflows einzurichten erfordert Schulung.25×
  • Einführung über Partner.18×
Alle 198 Bewertungen lesen → Bewertung schreiben

Marco T.

Qualitätsmanager · Werner Pflegedienst AG

4,0

„Gute Lösung mit kleinen Schwächen“

Wir nutzen DocuWare seit gut einem Jahr vor allem für den digitalen Rechnungseingang. Insgesamt sind wir zufrieden und bleiben dabei.

Das gefällt

Die revisionssichere Archivierung nach GoBD hat sich bei der letzten Betriebsprüfung bewährt. Die Anbindung an Microsoft Dynamics läuft bei uns stabil.

Das gefällt nicht

Bei größeren Datenmengen wird die Oberfläche spürbar langsamer.

Bedienbarkeit4
Preis-Leistung4
Kundenservice4
Funktionsumfang4
  • Produktion & Fertigung
  • 250 bis 499 Mitarbeitende
  • Osnabrück, Deutschland
  • Nutzung: 1 bis 2 Jahre

41 Personen fanden das hilfreich

Jan B.

Kaufmännischer Leiter · Weber Logistik GmbH & Co. KG

5,0

„Rechnungseingang läuft jetzt digital“

Wir archivieren seit über fünf Jahren Belege, Verträge und Personalunterlagen in DocuWare. Wir würden uns jederzeit wieder dafür entscheiden.

Das gefällt

Freigabe-Workflows für Rechnungen laufen jetzt ohne Laufzettel.

Das gefällt nicht

Nur Kleinigkeiten: Die Oberfläche ist nicht die modernste.

Bedienbarkeit5
Preis-Leistung5
Kundenservice5
Funktionsumfang5
  • Produktion & Fertigung
  • 250 bis 499 Mitarbeitende
  • Kiel, Deutschland
  • Nutzung: mehr als 5 Jahre

40 Personen fanden das hilfreich

Martina H.

Geschäftsführerin

5,0

„GoBD-konforme Ablage ohne Kopfzerbrechen“

Wir nutzen DocuWare seit über fünf Jahren vor allem für den digitalen Rechnungseingang. Für uns genau die richtige Wahl.

Das gefällt

Die revisionssichere Archivierung nach GoBD hat sich bei der letzten Betriebsprüfung bewährt. Die Anbindung an Outlook läuft bei uns stabil.

Das gefällt nicht

Nur Kleinigkeiten: Zusätzliche Module treiben die Lizenzkosten.

Bedienbarkeit4
Preis-Leistung4
Kundenservice5
Funktionsumfang5
  • Produktion & Fertigung
  • 50 bis 249 Mitarbeitende
  • Magdeburg, Deutschland
  • Nutzung: mehr als 5 Jahre

39 Personen fanden das hilfreich

Frank S.

Qualitätsmanager

3,0

„Licht und Schatten“

Wir archivieren seit gut einem Jahr Belege, Verträge und Personalunterlagen in DocuWare. Für den Alltag in Ordnung, bei Sonderfällen wird es mühsam.

Das gefällt

Aufbewahrungsfristen werden automatisch überwacht.

Das gefällt nicht

Die Verschlagwortung muss man anfangs sehr sorgfältig planen.

Bedienbarkeit3
Preis-Leistung3
Kundenservice3
Funktionsumfang3
  • Immobilien
  • 10 bis 49 Mitarbeitende
  • Frankfurt am Main, Deutschland
  • Nutzung: 1 bis 2 Jahre

38 Personen fanden das hilfreich

Alternativen zu DocuWare

ELO

4,3(175)

ECM-Lösung für Archivierung, Workflows und digitale Akten, vom Mittelstand bis zum Konzern.

Preis auf Anfrage

Vergleichen
ecoDMS Logo

ecoDMS

4,2(156)

Günstiges, lokal betriebenes Archiv- und Dokumentenmanagement-System für kleine Unternehmen.

ab 74,79 € einmalig · netto

Vergleichen
d.velop documents Logo

d.velop documents

4,0(107)

Cloud-DMS mit revisionssicherer Archivierung, Workflows und DATEV-Integration, Hosting in Deutschland.

Preis auf Anfrage

Vergleichen
Alle Alternativen zu DocuWare ansehen →

Häufige Fragen

Passende Ratgeber